Office Manager/Assistant Formation H/F #62373

Les missions principales pour le poste Office Manager/Assistant Formation H/F

Notre client, Cabinet spécialisée dans le conseil et audit en entreprise, recherche un(e) Office Manager / Assistant formation H/F.

Le poste est à pourvoir Début ASAP. 

Le poste est basé Paris 8éme.

Rattaché(e)aux RH vos principales missions seront les suivantes :   

Missions principales

1.Organisation des formations :

• Planification des sessions de formation en lien avec les correspondants formation des Business Lines et Pays

• Gestion des plannings et coordination des formateurs

• Préparation logistique (réservation des salles et des lieux de séminaire, gestion des outils de formation, matériel pédagogique, etc.)

• Organisation des déplacements et de l’hébergement pour les participants et les formateurs, en lien avec les différents bureaux

• Optimisation du taux de participation des différentes sessions

2.Gestion administrative :

• Suivi des inscriptions et gestion des absences

• Envoi des invitations 

• Collecte et archivage des documents post-formation (feuilles de présence, évaluations, etc.).

• Suivi des présences et mise en place des reportings adéquat

• Lorsqu’applicable, préparation des dossiers de financement et suivi des remboursements auprès des OPCO (Opérateurs de Compétences).

3.Suivi budgétaire :

• Suivi du budget logistique des formations

• Optimisation des coûts liés aux formations (hébergement, matériel, déplacements)

4.Relation avec les prestataires :

• Sélection des prestataires, en lien avec la DRH et les Associés responsables, pour les services externes (formateurs externes, lieux de séminaire, etc.)

• Négociation des contrats et suivi de la qualité des prestations.

5.Amélioration continue :

• Formalisation des process liés à l’organisation des formations et à l’utilisation des outils

• Évaluation des retours des participants et des formateurs pour améliorer l’organisation des formations

• Veille technologique pour optimiser les outils, les modes opératoires, etc.

Le profil recherché

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des logiciels de gestion de la formation (360 Learning, etc.)

• Très bonnes capacités organisationnelles et de gestion des priorités

• Proactivité et dynamisme

• Sens du service et de la satisfaction des participants

• Aisance relationnelle pour échanger et coopérer avec des interlocuteurs multiples et variés au sein de l’organisation (consultants, Associés, office managers)

• Rigueur et sens du détail 

• Capacité à gérer les pics de charge et à gérer plusieurs projets simultanément

• Maîtrise de l’anglais, certaines formations étant organisées au niveau du groupe

Profil recherché 

Expérience : Première expérience dans la gestion logistique de formations ou dans un poste d’Office Manager 

Conditions de travail

Poste en CDI, basé à Paris. Télétravail possible

Déplacements ponctuels à prévoir selon les lieux des formations.

Rémunération : 45-50K sur 12 mois / Tickets restaurant / 50% pass Navigo /participation 10% du brut annuel.