Office Manager H/F #64144

Les missions principales pour le poste Office Manager H/F

 Nous recherchons pour notre client, spécialisé dans le développement de logiciel un(e) Office Manager pour un intérim de 12 mois basé à Paris (75)

Rattaché(e) à la DRH, vous aurez en charge les missions suivantes :

Vos missions :

Office Management

• Gestion de l’environnement de travail pour nos 5 bureaux et espace de coworking.
• Accueil téléphonique et gestion de la distribution du courrier.
• Assistance administrative globale : rédaction, révision des notes internes et des présentations, et prise en charge d’autres tâches administratives pour soutenir la direction en fonction des besoins.
• Gestion des contrats et des prestataires externes (fournisseurs, assurances, sous-traitants, locations, etc.), en coordination avec les contacts locaux.
• Suivi des stocks et des commandes de fournitures de bureau.
• Planification et supervision des dispositifs de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie, formations sur la sécurité…).
• Coordination des interventions d’aménagement et de maintenance : installation, entretien et supervision des travaux.
• Organisation des déménagements, aménagements de bureaux et événements internes et externes.
• Veiller à l’entretien et à la maintenance des locaux, suivre l’évolution des travaux et participer aux négociations de contrats tout en respectant les normes en vigueur (nettoyage, courrier, reprographie, accueil, etc.).
• Conception et gestion d’événements internes et externes (séminaires, conférences, etc.).

Gestion du parc automobile

• Suivi des véhicules de l’entreprise et coordination avec les prestataires.
• Référent pour les collaborateurs et le prestataire en charge de la flotte automobile.
• Mise à jour des informations relatives aux mouvements de personnel (entrées, sorties, changements de fonction).
• Anticipation des besoins organisationnels : gestion des contrats à renouveler ou prolonger, etc.
• Supervision des voitures de pool et gestion des éventuelles contraventions.
• Gestion des sinistres et des dégradations pour les assurances, ainsi que des attestations et documents nécessaires.
• Suivi des devis et des réparations en cours.

Déplacements

• Coordination des déplacements professionnels (réservations d’hôtels, transports, etc.).
• Mise à jour des informations liées aux accès aux différents bureaux et gestion de la communication interne via nos outils.
• Optimisation des contrats et des coûts relatifs aux services de déplacements, hôtels et transports.
• Coordination des déplacements des visiteurs VIP ou groupes : gestion des réservations et services associés.

Le profil recherché

Description du profil recherché

Vous êtes autonome, polyvalent(e), agile, vous avez le sens des responsabilités et vous avez un discours impactant.

Votre niveau d’anglais doit être courant obligatoirement.

Horaires : 38h30 - 9h- 18h (possibilité de commencer à 8h lorsque l’activité le demande).

Statut : Cadres

Vous maitrisez le pack office (Excel : tableau croisé dynamique) + Powerpoint

Rémunération : 36/38K€, 4 jours par semaine (lundi au vendredi). La période d'intégration se fait sur les 5 jours.

Avantages : : Restaurant d'entreprise 11 euros – mutuelle prévoyance – frais de transport – programme d’accompagnement/ Formation.

Poste basé dans le 75, CDD de 12 mois.