Assistant(e) de direction - Anglais Bilingue - Intérim H/F #63737

Les missions principales pour le poste Assistant(e) de direction - Anglais Bilingue - Intérim H/F

Missions :

Au sein de la Direction Générale, l’Exécutive Assistant(e) est responsable de la coordination et du soutien des activités du CEO conformément à l'agenda. Il/Elle est chargé(e) d'informer et aider à la préparation du CEO lors des réunions internes et externes, de l'aider à gérer diverses activités, de coordonner ses prestations à l'intention des principaux groupes de parties prenantes et de l’assister dans la gestion matérielle et le support logistique de son activité quotidienne.

Principales activités :

1. Assurer la gestion matérielle de l’activité du CEO :

• Gestion de ses emails et de son agenda ;

• Organisation de ses réunions (planification, ordre du jour et logistique) ;

• Organisation de ses déplacements (réservation des hébergements, transports, etc.) ;

• Gestion de ses tâches administratives et pilotage des outils de gestion de ses collaborateurs directs (gestion des temps, gestion des impératifs managériaux, gestion des notes de frais, validation des déplacements conformément à la politique de voyages, etc.).

1. Assistanat proactif du CEO :

• Gérer de manière proactive et dynamique les informations reçues par les hauts responsables de l’entreprise (France & Groupe) dans le cadre d'une délégation de pouvoir définie (par exemple, courrier électronique, rapports écrits, présentations), notamment en examinant la correspondance afin de déterminer les priorités relatives, les actions recommandées et en fournissant des notes d'information et des analyses précises afin de soutenir le CEO dans ses prises de décisions.

• Gérer et coordonner tous les aspects opérationnels et de gouvernance des réunions, par exemple la gestion des sujets à l'ordre du jour, les briefings et les actions de préparation et de suivi qui en découlent.

• Concevoir et élaborer des documents et présentations appropriés (points de discussion, briefing, suivi des projets, etc.) à présenter lors de réunions régulières et ad hoc, de séminaires, d'événements publics, etc.

• Travailler en étroite collaboration avec la Direction de la Communication sur tous les aspects de l'activité de Communication du CEO, par exemple la gestion de ses conférences et interventions internes/externes (éléments de langage, suivi du plan de communication du CEO, etc.) afin d'assurer la cohérence et la clarté des messages de celui-ci.

• Répondre aux demandes urgentes et en temps utile d'informations, d'exposés techniques et d'analyses.

• Organisation des réunions du Comité de Direction et élaboration des documents et présentations appropriés, le cas échéant.

• Rédiger et préparer des présentations sur la base d'un contenu discuté / convenu dans son domaine de responsabilité, afin de s'assurer qu'elles sont à jour et reflètent les dernières décisions.

1. Support logistique pour les visites :

• Accueil des visiteurs ;

• Support logistique des visiteurs : connexion aéroport-hôtel, restauration, hébergement, planification des réunions internes et externes, etc.

Le profil recherché

Compétences requises :

• Niveau Bac +3 / +4 ;

• Expérience minimum de 3 ans dans un poste d’assistante de Direction ;

• Bilingue en anglais ;

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Pack office O365, Microsoft Teams, réseaux sociaux...).

Savoir-être :

-          Adopter des comportements qui témoignent de l'engagement envers les valeurs de l'entreprise ;

-          Sens de la présentation, autonomie, engagement ;

-          Rigueur, sens du détail et travail qualitatif ;

-          Sens de l’organisation, de l’anticipation et de la priorisation ;

-          Disponibilité, intégrité, confidentialité et discrétion ;

-          Diplomatie, patience et sens du service ;

-          Intelligence émotionnelle et des situations.