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Le cinéma a consacré aux Assistantes de Direction quelques-uns de leurs plus beaux rôles. On se rappelle évidemment la performance d’Anne Hathaway, assistante de Miranda Priestly dans Le Diable s’habille en Prada, qui répond à toutes les demandes les plus farfelues de la rédactrice en chef tyrannique et caractérielle. Si, évidemment, le Cinéma a volontairement grossi le trait de la relation entre Assistante de Direction et Dirigeant, il n’en demeure pas moins qu’elles constituent une pièce maîtresse du bon fonctionnement de l’entreprise et des instances dirigeantes.
Une pièce maîtresse de l’Organisation 📋
L’Assistante de Direction est, tout d’abord, ce « superhéros » de l’organisation et de la planification. Organiser l’agenda du Dirigeant, planifier les réunions ainsi que les déplacements, rien n’échappe à la supervision de l’Assistante de Direction qui chapeaute des emplois du temps bien souvent surchargés. Assistante de Jean-Paul Cluzel, PDG de Radio France, Raja Boudni affirme même « Lui prendre un rendez-vous chez le médecin, organiser ses vacances ou réserver un traiteur peut faire partie de nos attributions ». Inutile de dire qu’à chaque modification de planning, la gestion de l’agenda prend la figure d’un véritable jeu de Rubik’s Cube. Au-delà de ce rôle organisationnel, l’Assistante de Direction joue une part importante dans la rédaction de courriers de la Direction, la gestion des appels téléphoniques ainsi que la coordination de projets : un large éventail impliquant donc polyvalence et adaptabilité.
De la productivité avant tout !
L’Assistante de Direction est donc le meilleur allié pour augmenter la productivité du Dirigeant. Selon l’article The Case for Executive Assistants de la Harvard Business Review, pour que l’organisation atteigne le seuil de rentabilité, l’Assistante doit rendre le cadre supérieur 8% plus productif qu’il ne le serait en travaillant seul. Par exemple, l’Assistante doit faire gagner au cadre supérieur environ cinq heures sur une semaine de travail de 60 heures. Dans la réalité, ce gain de temps est bien plus important ! Une Assistante de Direction multiplie, généralement, par deux ou trois la productivité du dirigeant. Derrière tout Dirigeant se trouve donc, bien souvent, une Assistante de Direction qui gère d’une main de maître l’agenda de son patron et apporte un grand coup de fouet à la productivité !
Un atout dans la Relation Client 🤝
L’Assistante de Direction est souvent le premier point de contact pour les clients, les fournisseurs et les autres parties prenantes de l’entreprise, il est donc important qu’elle soit en mesure de communiquer efficacement et de représenter l’entreprise de manière professionnelle. « Le rôle de Lauren, mon assistante clef, est d’instaurer une relation de convivialité positive face aux demandes multiples », souligne Arnaud Vaissié, PDG et cofondateur d’International SOS. « Autrement dit, elle représente un point d’entrée ; elle doit servir de filtre, mais de la façon la plus souple possible car je privilégie toujours le contact direct… Je reconnais que la tâche n’est pas facile », concède-t-il.
Un rôle clé dans la gestion des Ressources Humaines 📝
L’Assistante de Direction peut également jouer un rôle important dans la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise. Elle assure un rôle de représentation des instances dirigeantes auprès des collaborateurs et permet, bien souvent, d’assurer la continuité du dialogue entre la direction et les salariés. « Nous avons également un rôle en matière de ressources humaines. Nous sommes une interface, un tampon entre la direction et les salariés, souligne Julie Janin, assistante de Michèle Ferrebeuf, présidente du groupe McCann France. Nous remontons quantité d’informations du terrain. Cela permet à la direction de mieux prendre le pouls de la société. ». Outre cette fonction représentative, l’Assistante de Direction peut également aider à recruter de nouveaux employés, à gérer les salaires et les avantages sociaux, et à développer des programmes de formation et de développement pour les employés existants.
Un support dans la Gestion de Projets 📅
Enfin, le soutien d’une Assistante de Direction peut se révéler extrêmement précis dans la gestion de projets. En assurant la coordination entre les différents membres de l’équipe, en surveillant les délais et en s’assurant que toutes les parties prenantes sont informées des progrès réalisés, l’Assistante de Direction peut contribuer à la réussite du projet dans son ensemble. Nombre de dirigeants veillent ainsi à ce que leur assistante soit impliquée dans les projets en cours pour leur apporter un soutien avisé lors des réunions. Nathalie Roos, Directrice Générale de la branche Produits professionnels de L’Oréal, déclare en effet « Je suis la seule du comex de L’Oréal à n’avoir qu’une assistante, Véronique Thon. Je voulais en faire un vrai bras droit qui comprend les sujets des réunions et m’aide à les préparer ».
💡 Deux facteurs essentiels déterminent la réussite de la relation assistante – dirigeant selon l’article The Case for Executive Assistants de la Harvard Business Review. Le premier est la volonté du cadre de déléguer une partie de sa charge de travail à l’assistante. Le second facteur est la volonté de l’assistante d’évoluer en permanence, de dépasser sa zone de confort pour assumer de nouvelles responsabilités. La conjonction de ces deux paramètres permet au dirigeant et à l’assistante de former, au quotidien, un couple redoutable d’efficacité et de productivité !
Organisée, polyvalente et adaptable, l’Assistante de Direction joue un rôle stratégique au sein de l’Entreprise. Considérées par beaucoup comme les « Bras Droits » des Dirigeants, on comprend mieux l’engouement des cinéastes pour mettre en lumière ces rôles-clés de l’entreprise.
