Office Manager H/F #64011

Les missions principales pour le poste Office Manager H/F

Sous la supervision de la RRH, vous serez en charge de  

• Gestion des services généraux

Accueil téléphonique et physique (contrôle des accès) de nos clients, visiteurs et prestataires (gestion des clés pour toute l’équipe)

Réservation de salles de réunions (internes et externes)

Maintien des locaux (propreté, rangement, consommables et petits matériels à disposition)

Définition et suivi des prestations (point de contact, modifications si besoin et suivi de la facturation)

Suivi et gestion des stocks de fournitures

• Gestion des équipements informatiques

Suivi du parc informatique

Mise en œuvre de la politique de sécurité informatique

Lien avec notre prestataire informatique (suivi des tickets ouverts par l’équipe et organisation d’une journée de permanence au bureau 1 fois par mois

• Appui à la vie au bureau pour l’équipe

Organisation des temps collectifs (4 séminaires par an, soirées d’entreprises d’été et de Noël, etc.)

Intervient en subsidiarité de l’équipe Communication pour la programmation de l’animation des temps collectifs

Préparation de l’arrivée des nouveaux embauchés, en lien avec la RRH

Suivi et renouvellement des abonnements presse de l’équipe

• Finaliser l’installation et l’aménagement dans nos nouveaux locaux

En charge du volet sécurité de nos locaux (affichage obligatoire, exercices d’évacuation en cas d’incendie)

Aménagement dans nos nouveaux locaux : se positionner progressivement comme chef d’orchestre de l’aménagement de nos locaux : recueillir les idées, propositions, organiser et coordonner le travail, etc.

Le profil recherché

Compétences attendues pour le poste :

·         Rigueur, organisation fine, capacité à prioriser ses tâches et à respecter des délais pour une bonne réactivité

·         Fiabilité, discrétion et sens de la confidentialité

·         Autonomie (« débrouillard.e ») et à terme, prise d’initiatives, proactivité

·         Sens de la communication : rôle d’interface entre les différents interlocuteurs

·         Sens du service auprès de l’équipe

·         Capable de « driver » nos prestataires (service informatique, prestataire de ménage, collecte des déchets, hotline de support pour notre matériel de vision et de connectique au bureau, etc.)

·         Forte polyvalence dans la gestion des tâches : être capable de « switcher » d’un sujet à un autre

·         Accepter des tâches modestes venant parfois en contraste avec des missions davantage responsabilisantes (tri du courrier, gestion du standard téléphonique, etc.)

Profil recherché :

De niveau bac+2 à bac+3

Vous justifiez d’une première expérience réussie d’au moins 1 ou 2 ans sur une fonction similaire.

Vous avez évolué dans un environnement de travail exigeant et idéalement dans le secteur des services.

 Intégré.e à une équipe fonctions supports de 5 personnes (1 Assistante de direction, 1 Responsable administratif et financier, 1 apprenti comptable, 1 Chargée de communication et 1 Responsable RH)

 Rattachement hiérarchique du poste : Responsable RH

 CDI, statut non-cadre

 Horaires, 9h-17h

  Période d’essai de 2 mois

 Pas de télétravail

 Mutuelle et prévoyance intégralement prises en charge

 Tickets-restaurant (11€ par jour travaillé)

Intéressement

 Rémunération à définir selon profil (fourchette 30k€ - 35k€ ?)